Müdür ve Müdür Yardımcılarının Dikkat!: E-Okul Yönetim Modülünde Yeni Dönem Mesaisi

Yeni eğitim-öğretim yılının başlamasıyla birlikte okul yönetimleri için E-Okul sistemi üzerinde yürütülen idari süreçler hız kazandı. Dönemin yasal mevzuata uygun, güvenli ve aksaksız bir şekilde yürütülebilmesi adına okul müdürleri ile müdür yardımcılarının Yönetici, Ders ve Kurum İşlemleri modülleri üzerinden gerçekleştirmesi gereken 6 temel adım netleşti.

İşte okul idarecilerinin yeni dönem açılışında E-Okul üzerinde aşama aşama tamamlaması gereken kritik süreçler ve teknik detaylar:

1. Veri Güvenliği İçin Yetkilendirme Şart

E-Okul sisteminde yer alan kişisel verilerin korunması ve bilgi güvenliğinin sağlanması amacıyla ilk adım olarak güvenlik grupları oluşturuluyor. Okulun kadro yapısına uygun olarak sınıf, branş, idareci ve rehberlik servisi yetki alanları belirleniyor.

• Nasıl Yapılır? Yönetici Modülü > Ders 3 > Güvenlik Grupları > Açılan Gruplar adımlarıyla gruplar tanımlandıktan sonra, Yönetici Modülü > Ders 4 > Güvenlik Grupları > Grubun Yetkileri sekmesinden modül erişim sınırları atanıyor.

2. Öğretmen Kullanıcı Tanımlamaları ve Özel Durumlar

Kadrolu, sözleşmeli veya ücretli tüm öğretmenlerin sisteme kendi hesaplarıyla erişebilmesi için bireysel kullanıcı tanımlamaları yapılıyor.

• Rol Ataması: Herhangi bir yetki karmaşasına meydan vermemek adına kadrolu, sözleşmeli ve ücretli öğretmenlerin rolleri sisteme strictly "Öğretmen" olarak işleniyor.

• Müdür Yetkili Öğretmenlere Kritik Uyarı: Birleştirilmiş sınıflı veya küçük ölçekli okullarda görev yapan müdür yetkili öğretmenlerin, idari işler ile sınıf işlemlerini ayrı ayrı yürütebilmesi için sistemde hem kurum kullanıcısı hem de öğretmen kullanıcısı olmak üzere 2 ayrı kimlikle tanımlanması gerekiyor.

3. Ders ve Öğretmen Eşleştirmeleri

Müfredat ve haftalık ders saatleri doğrultusunda, sınıflarda okutulacak dersler ilgili branş öğretmenleriyle eşleştiriliyor. Bu adım, e-karne ve e-not altyapısının temelini oluşturuyor.

• Nasıl Yapılır? E-Okul Dersleri > Tüm Kademelerde Ders Öğretmeni Nasıl Eklenir? kılavuzu üzerinden atamalar tamamlanıyor.

4. Haftalık Ders Programlarının İşlenmesi

Okuldaki haftalık işleyiş düzeninin aksamaması adına öğretmen ve sınıf bazlı ders programları E-Okul'a aktarılıyor.

• Nasıl Yapılır? Ders İşlemleri > Ders Programı > Programı Gir > Kaydet adımları takip edilerek gün, saat ve derslik bilgileri sisteme kaydediliyor.

5. Sınıf ve Şube Rehber Öğretmenlerinin Belirlenmesi

Öğrencilerin akademik ve sosyal gelişim takibi ile veli iletişimini yürütmek amacıyla her şubeye bir rehber öğretmen ataması gerçekleştiriliyor.

• Nasıl Yapılır? Şube Ekle > Şube Seç > Sınıf Öğretmeni Seç > Kaydet sıralaması izlenerek rehberlik ve e-karne modülleri aktif hale getiriliyor.

6. Ortaokul ve Liselerde Seçmeli Ders Süreci

İlkokul kademesi hariç tutularak, ortaokul ve lise düzeyindeki öğrencilerin tercihleri doğrultusunda seçmeli ders tanımlamaları yapılıyor.

• Nasıl Yapılır? Bakanlık haftalık ders çizelgelerine uygun olarak Ders İşlemleri > Seçmeli Dersler > Seçmeli Ders Seç > Kaydet adımlarıyla ders havuzu kesinleştiriliyor.